会計年度独立の原則や支出負担行為の関係で、債務負担行為等を設定していない限り、契約締結や契約相手方の決定を前年度中に行うのは避ける 前提です。
そのうえで、4月1日から履行開始が必要な委託業務について、見積依頼(見積聴取)や見積書の徴取までを前年度中に進める運用をしている自治体は、どのように整理していますか?
私の自治体では、4月1日付で
をすべて 「4月1日付」で処理する課が多く、年度当初に事務が集中 して大変です。
少額随契まで一件ずつ債務負担行為を設定するのは難しいと財政課から言われており、3月議会で当初予算が議決された後、見積依頼までは3月中に進める運用ができないか 、庁内でもたびたび話題になります。
私の自治体での運用例は、下に自己回答として置いておきます。
皆さんの自治体では、年度当初の随意契約をどのように処理していますか?
下記のうち、あなたの自治体または部署の運用に最も近いものはどれですか?
※自己回答です。私の所属での運用例を共有します。
他自治体・他部署で違う扱いがあれば、ぜひ教えてください。
3月議会で当初予算が議決された後、3月中に見積依頼の起案を行い、事業者へ見積聴取を進めています。実際の見積合わせ(契約相手方の決定)は4月1日以降に行い、そこから契約締結起案 → 履行開始の流れです。
つまり、契約締結や契約相手方の決定にあたる部分は4月1日以降に置き、見積依頼・見積書の徴取までは準備行為として3月中に進めるという整理です。
契約実務ハンドブックでは、随意契約における見積書は 相手方からの「契約の申込み」として提出されるもの と解されています。これに基づき、年度開始前の見積書の徴収は「契約の申込みを受ける段階にとどまる」準備的行為であり、翌年度歳出予算上の債務負担となるべき行為にはあたらない ため、差し支えないと整理されています。
この考え方から、私の所属では、見積書徴取の前段である見積依頼についても、契約締結や契約相手方の決定に至らない準備行為として、3月中に進めています。
一方で、提出された見積書を踏まえて相手方に承諾する段階、つまり契約相手方を決定する段階は、翌年度歳出予算上の債務負担となる行為に踏み込むため、4月1日以降に置く運用が安全だと考えています。
会計年度独立の原則(地方自治法208条2項)により、予算執行は年度内に対応する必要があります。契約相手方の決定 → 契約締結 →履行開始 を4月1日以降に揃えることで、予算執行のタイミングを新年度に整えています。