いわゆる「随意契約理由書」「随意契約協議書」「随契調書」に関する質問です。
定額随契の範囲を超える随意契約を行う場合、競争入札ではなく随契を選ぶ理由を文書化する手続きを設けている自治体があると思います。
私の自治体では、通常の決裁に加えて契約関連部署への合議が必要になります。
定額随契の範囲を超える随意契約では、地方自治法施行令167条の2第1項各号のどれに該当するかを整理する必要 があります。
特に第2号(性質又は目的が競争入札に適しないもの)は、理由の書き方に悩みやすい ところです。
私の自治体での理由書(協議書)は、おおむね次の構成で書いています:
ただし、案件や根拠とする号によって書き方が変わるので、これが正解とも思えていません 。
私の自治体での書き方の詳細や悩みは、下に自己回答として置いておきます。
皆さんの自治体では、随意契約の理由書(協議書)をどんな構成・フォーマットで書いていますか?
定額随契の範囲を超える随意契約の理由書について、皆さんの自治体ではどのように整理していますか? ※ 可能であれば回答欄で、理由書の構成やテンプレートの有無も教えてください。
※自己回答です。私の自治体での書き方を共有します。
他自治体で違う構成や工夫があれば、ぜひ教えてください。
質問本文に書いた4段階で書くことが多いです。各段階で意識していることを補足すると、
実際に書いていて悩む場面は2つあります。
過去の契約実績や納入実績への依存になりがち
— 「過去にも当該事業者と契約しており業務に精通している」という説明はよく使われますが、それだけでは当該事業者でなければ履行できない理由としては弱いと感じています。
過去実績はあくまで補強材料として位置づけ、業務の特殊性や、 必要な技術・体制・地域性などと結びつけて、なぜ競争入札ではなく随意契約とするのかを説明する必要があるのではないかと感じています。
法令の何号で整理するか迷う場面がある(特に第2号と第6号の間で)
— 第2号(性質又は目的)で整理すべきか、第6号(競争入札に付することが不利)で整理すべきか、案件によっては判断に迷うことがあります。
号の選定は監査・住民説明への耐性にも関わるので、軽く扱えない部分です。
案件や根拠とする号によって構成や書き方も変わるので、明確に正解と言える運用とは思えていません。皆さんの自治体での構成や、書きかたの工夫が気になっています。