随意契約の理由書、何をどう書けばいい?
質問
「随意契約理由書」というものを初めて書くことになりました。
うちの自治体では、定額随契の範囲を超える随意契約をするときに、作成する決まりになっています。
いざ書こうとすると、何を書けばいいのかわかりません。
書き方のコツがあれば教えてください。
回答
結論: 「実績があるから」ではなく、「この業務は、ここにしかできない」を具体的に書こう
随意契約理由書は、「なぜ競争入札ではなく、この相手との随意契約なのか」を説明するための文書です。
名前は自治体によって違い、「協議書」「調書」などと呼ぶところもありますが、役割は同じです。
多くの場合、少額の随意契約(いわゆる定額随契)の範囲を超えるときに、作成が義務づけられています。
理由書に「なぜこの事業者と随意契約するのか」を書かないといけないことは、皆さんも分かっていますよね。
でも、いざ書いてみると「これまでも契約してきた実績があり、業務に精通しているから」なんて理由になりがちです。
そして、「これでいいのかな」という不安を抱えて、ドキドキしながら決裁をもらいに行く。
その気持ち、ほんとうによくわかります。
筆者は契約担当の部署で、他課の職員が契約課長に理由書の合議をもらいに来ては、突っ返されて帰っていくのを見てきました。
突っ返される理由書でよく見かけたのが、「実績があるから」で止まっているものでした。
実績だけでは理由として通りにくいんです。
必要なのは、業務の内容から「この業務は、この事業者にしかできない」と具体的に説明すること。
この記事では、その組み立て方と、筆者が使ってきた構成を紹介します。
なお、緊急でやむを得ない場合(5号)や、入札しても参加者がいなかった場合(8号)などは、起きた事実とそこまでの経過を説明するのが中心になります。
理由書で本当に頭を抱えるのは、「性質又は目的が競争入札に適しない」(2号)を根拠に、「この相手にしかできない」と説明する場面です。
筆者が悩んできたのもここで、この記事もこの場面を中心に書いています。
「ここにしかできない」は、どう組み立てるか
「実績だけでは通りにくい」は、筆者の経験だけの話ではありません。
公開されている自治体の随意契約ガイドラインには、「業務に精通している」「実績がある」といった理由だけでは随意契約の理由にならない、とはっきり書いているものもあるんです。
読者の疑問: 長年やってくれている会社に頼むのが、いちばん安心で確実じゃない?
たしかに実績は「この会社ならできる」ことを示しています。
でも、それはあくまで「できる」理由であって、「この会社にしかできない」理由ではありません。
実績がある会社がほかに複数いることだってあります。
どうしても実績のある会社に頼む必要があるなら、入札の参加条件に「同種の業務の実績があること」を加えて、競争入札にすることだってできます(もちろん付けられる条件は業務に本当に必要な範囲です)。
理由書で説明しないといけないのは、「この会社にしかできない」こと。
競争のしようがないから、競争入札ではなく随意契約が認められる、という流れです。
だから理由は、実績ではなく業務の中身から組み立てていきます。
「この業務には◯◯という事情がある。それに対応できるのは、◯◯を持つこの事業者に限られる」という形です。
たとえば、こんな形です。
本システムはA社が開発したものであり、改修に必要な設計情報やプログラムの権利を同社が保有し、第三者への提供も行っていない。このため、保守業務を履行できるのはA社のみである。
駐車場用地として必要な広さや位置の条件を満たすのは、庁舎に隣接する本件土地のみである。このため、契約の相手方は当該土地の所有者に限られる。
どちらも業務の事情が先にあって、そこから「だからこの相手しかない」につなげています。
過去の実績に触れたいときは、この説明を支える補強材料として添えます。
主役はあくまで業務の中身です。
理由書の構成は、この4段がおすすめ
最初に正直に言っておくと、理由書に全国共通の様式や型はありません。
様式も項目立ても、自治体ごとに違います。
だからといって、「あとは自分で考えてね」では何の助けにもなりませんよね。
そこで筆者が実際に使ってきた構成を紹介します。
| 順番 | 書くこと |
|---|---|
| ① 業務の概要 | 何をする業務か。本論ではないので短く |
| ② 業務の特殊性・困難さ | この業務のどこが特別で、どういった事業者でなければできないのか |
| ③ 相手方の選定理由 | ②をふまえて、なぜこの事業者なのか |
| ④ 結論 | 「以上により、随意契約(施行令167条の2第1項◯号)とする」 |
ここまで説明してきた「ここにしかできない」は、②と③に入ります。
②で「この業務は、こういう事業者でなければできない」と条件を絞り、③で「それに当てはまるのが、この会社」とつなげる分担です。
ちなみにこの構成は6号(競争入札に付することが不利)で書くときにも使えます。
その場合は、②が「競争入札にすると、何がどう不利になるのか」の説明に変わります。
公開されている随意契約ガイドラインを見比べても、求められているのは「根拠の号」「随意契約とする理由」「相手方を選ぶ理由」の3つです。
この4段で書けば、そこもひととおりカバーできます。
自団体に様式や記載例があるなら、もちろんそちらが最優先です。
その場合も、②③にあたる欄をこの考え方で埋めていけば、筋の通った理由書になります。
書き方の実例をもっと見たいときは、「随意契約 ガイドライン 理由書」で検索してみてください。
記載例つきのガイドラインを公開している自治体もあります。
決裁に行く前に、この3つを自分に聞いておこう
理由書が書けたら、決裁や合議に行く前に少しだけ立ち止まってください。
筆者が契約担当の側で見てきた限り、聞かれることが多いのはこのあたりです。
- ほかに履行できる事業者はいないの?
- 仕様を見直せば、競争できる余地が生まれるんじゃない?
- 同じ相手と長く続いているけど、その理由は今も通用する?
公開されている随意契約ガイドラインにも、同じ観点を点検項目として挙げているものがあります。
先に自分で確かめて、答えを持っておきましょう。
それだけで、突っ返される確率はぐっと下がります。
そしてもうひとつ。
自治体によっては、随意契約の理由を公表しています。
積極的に公表していなくても、情報公開請求があれば開示しないといけないときもあります。
そのため理由書は、「庁内だけクリアすればOK」ではなく「外の人に説明できるか、理解してもらえるか」を念頭に置いて取り組みましょう。
まとめ
- 随意契約理由書には「この業務は、ここにしかできない」を業務の内容をふまえて具体的に書こう
- 実績だけでは理由になりません。実績が示すのは「できる」ことであって、「そこしかできない」ことではないからです
- 構成に全国共通の型はありません。自団体の様式が最優先、なければ「業務の概要 → 業務の特殊性 → 相手方の選定理由 → 結論」の4段が筆者のおすすめです
- 決裁の前に、ほかにできる事業者はいないか・仕様を見直せば競争できないか・長く続く契約なら理由が今も通用するか、の3つを自問しておくと突っ返されにくくなります
- 理由書は公表や情報公開請求で外に出ることもあります。外の人に説明できるかまで考えて書くと安心です