随意契約の理由書、何をどう書けばいい?
「随意契約理由書」というものを初めて書くことになりました。
うちの自治体では、定額随契の範囲を超える随意契約をするときに、作成する決まりになっています。
いざ書こうとすると、何を書けばいいのかわかりません。
書き方のコツがあれば教えてください。
回答
結論: 「実績があるから」ではなく、「この業務は、ここにしかできない」を具体的に書こう
随意契約理由書は、「なぜ競争入札ではなく、この相手との随意契約なのか」を説明するための文書です。
名前は自治体によって違い、「協議書」「調書」などと呼ぶところもありますが、役割は同じです。
多くの場合、少額の随意契約(いわゆる定額随契)の範囲を超えるときに、作成が義務づけられています。
理由書に「なぜこの事業者と随意契約するのか」を書かないといけないことは、皆さんも分かっていますよね。
でも、いざ書いてみると「これまでも契約してきた実績があり、業務に精通しているから」なんて理由になりがちです。
そして、「これでいいのかな」という不安を抱えて、ドキドキしながら決裁をもらいに行く。
その気持ち、ほんとうによくわかります。
筆者は契約担当の部署で、他課の職員が契約課長に理由書の合議をもらいに来ては、突っ返されて帰っていくのを見てきました。
突っ返される理由書でよく見かけたのが、「実績があるから」で止まっているものでした。
実績だけでは理由として通りにくいんです。
必要なのは、業務の内容から「この業務は、この事業者にしかできない」と具体的に説明すること。
この記事では、その組み立て方と、筆者が使ってきた構成を紹介します。
なお、緊急でやむを得ない場合(5号)や、入札しても参加者がいなかった場合(8号)などは、起きた事実とそこまでの経過を説明するのが中心になります。
理由書で本当に頭を抱えるのは、「性質又は目的が競争入札に適しない」(2号)を根拠に、「この相手にしかできない」と説明する場面です。
筆者が悩んできたのもここで、この記事もこの場面を中心に書いています。
「ここにしかできない」は、どう組み立てるか
「実績だけでは通りにくい」は、筆者の経験だけの話ではありません。
公開されている自治体の随意契約ガイドラインには、「業務に精通している」「実績がある」といった理由だけでは随意契約の理由にならない、とはっきり書いているものもあるんです。
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